Confier la gestion de son service secrétariat médical à une entreprise spécialisée est une chose, mais il faut choisir la bonne. Ce service est essentiel pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Il doit être piloté par des spécialistes. Il faut dire que l’offre est très étendue sur le marché. Il est souvent difficile de s’y retrouver. Cependant, le choix doit reposer sur les besoins des professionnels de la santé ou du cabinet. D’autres critères doivent aussi être respectés. Les conseils suivants pourraient vous aider.
Définir vos besoins avant tout
Choisir un bon prestataire en télésecrétariat médical est l’assurance de répondre à des besoins essentiels. Toutefois, que vous soyez médecin généraliste ou spécialisé, infirmier ou autre, vous devez tout d’abord identifier et formaliser vos besoins avant même de vous adresser à des entreprises ou de comparer les propositions.
Déjà, faites une liste des tâches à confier à un spécialiste du télésecrétariat médical. D’ailleurs, pour s’occuper de la gestion des appels, l’accueil téléphonique ou les rendez-vous des patients, vous devez vous tourner vers un centre d’appels. Ces structures spécialisées collaborent avec des téléopérateurs expérimentés. Ils seront à votre disposition pour traiter tous les appels d’une manière rapide et efficace.
En plus des appels, ces experts sont également en mesure d’assurer la gestion administrative de votre activité au quotidien. Bien qu’ils soient des prestataires, ils seront bien informés sur vos patients et leurs dossiers. D’ailleurs, ils seront en contacts réguliers avec vous. Grâce à des applications et une technologie innovante, la collaboration sera bien entretenue.
Le choix du prestataire externe dépend également des besoins réguliers ou ponctuels du cabinet en question. Malgré cela, la plupart des praticiens choisissent le service de télésecrétariat médical pour sa flexibilité. Il peut répondre aux besoins quotidiens ou occasionnels des professionnels de santé. Selon le cas, il est même possible de bénéficier de ses services sur une large plage horaire et même en soirée, durant les jours fériés, le week-end ou en dehors des heures d’ouverture du cabinet.
Évaluer la qualité de service d’un prestataire en télésecrétariat médical
Vous avez déjà eu le temps de lister des entreprises qui pourraient s’occuperont du service de télésecrétariat de votre cabinet ? Maintenant, il faut évaluer la qualité de leur service. Plusieurs critères doivent être retenus pour faire plus vite :
- La disponibilité : vérifiez si l’entreprise propose une plage horaire plus large, notamment de 8 h à 20 h en semaine et le week-end.
- Le temps du décroché téléphonique
- La qualité de la réponse : les téléopérateurs doivent répondre en fonction des consignes préétablies et selon la situation.
- La flexibilité : le prestataire doit aussi s’adapter à toutes les situations et les événements comme l’annulation de rendez-vous…
Demander l’avis de ses confrères
Sachant l’importance et la valeur du télésecrétariat médical pour un cabinet, il est essentiel de choisir les prestataires compétents pour assurer son organisation et de soigner la communication avec la patientèle. Selon les cas, il est aussi conseillé de demander l’avis de ses confrères médecins. Il se pourrait qu’ils aient déjà eu l’occasion de bénéficier des prestations d’un prestataire en particulier. Demander un retour d’expérience permettra de juger les compétences de ce dernier.
Leurs recommandations seront très utiles pour connaître les prestataires les plus fiables du marché. Comme évoqué dans les lignes précédentes, le marché regorge d’offres de services en télésecrétariat. Les arnaques ou les entreprises incompétentes y sont présentes. Il faut se méfier des offres trop alléchantes ou bien des services trop chers. Les avis des communautés de médecins pourront donner un aperçu de la qualité des services d’un prestataire en particulier.
